כיצד עברה Seyfor לכלי יחיד עבור HelpDesk וניהול פרויקטים בהתלהבות
IT
ספטמבר 2022
זלין, צ'כיה
40
אפליקציות אקספרס ו-Incadea ו-OneCore
ספקית פתרונות ה-IT הצ'כית הצומחת ביותר באירופה Seyfor (לשעבר Solitea) החלה להשתמש ב-Easy Redmine בחטיבות Incadea ו-One Core שלה, וגם עבור Money ERP. האתגר העיקרי של חברות אלו עם למעלה מ-260 אלף לקוחות ברחבי העולם היה להכניס מערכות ניהול פרויקטים ו-Help Desk למערכת אחת תוך 8 חודשים ולחסוך כסף עבור רישיונות. בסופו של דבר, כל החברה, כולל המנכ"ל, הייתה מעורבת באופן פעיל ביישום, מה שהביא לאימוץ נלהב של הכלי ולהתאמה אישית אמיתית.
לפני המעבר ל-Easy Redmine
לניהול הפרויקטים ולדלפק העזרה שלהם, חטיבות Seyfor השתמשו בשילוב של כלים רבים ושונים (כמו Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI ומערכת Help Desk OTRS). העבודה היומיומית של העובדים הייתה עמוסה מדי. דרוש סייפור מערכת אחת שמשלב את כל המודרני ניהול פרויקטים ותכונות תמיכה.
המשימה והאתגרים שלנו
ציפיות לעמוד:
- תוכנה אחת לכל הפעילויות (ניהול פרויקטים, Help Desk, כספים,...)
- משימות חיבור ותכנון (הערכה)
- חיבור DevOps ומשימות פיתוח
- מעקב משימות
- דווח
ציפיות העסק לעמוד בהן:
- חסוך בעלויות של שימוש ברישיונות תוכנה נוספים
- בהירות לעובדים, כל התהליכים והכלים במערכת אחת
- הגירה של 80 לקוחות מה-Helpdesk הישן
- העבר את פרויקט הליסינג העסקי הגדול מהמערכת הקודמת ל-Easy Redmine
דרישות:
- דיווח מתקדם
- כלי תכנון
- שילוב DevOps
- Help Desk
בואו ליישם!
התלהבות היא המפתח
Seyfor היא חברת IT, ספקית של מערכות הנהלת חשבונות, אז הם השתמשו ההתלהבות והכישורים שלהם להגדיר את Easy Redmine כדי להתאים לצרכים שלהם. רגע המפתח היה שמצאנו את "שגריר" פנימי של Easy Redmine - ראש התמיכה, המנכ"ל או מנהלי הפרויקטים והוא זה שיצר את העיצוב המותאם אישית. כתוצאה מכך, יחד עם העזרה שלנו, הם יצרו תוכנה מותאמת בצורה מושלמת.
Lukáš Mezírka
התמודדנו עם אתגר מעניין בדמות הטמעת Easy Redmine שבזכותו רצינו לשלב כל הפעילויות שלנו למערכת אחת. עשינו הכל! בשם כל צוות היישום שלנו, אני רוצה להודות למר פטר ואברה, שהיה מאוד מועיל והקל על מעבר מהמערכות המקוריות ל- Easy Redmine. אני מאוד מעריך את ההיענות והיכולת שלו להציע דרכים שונות לטפל בתהליכים שלנו. אני מקווה שאנחנו וההצעות שלנו היו מקור השראה לשיפור ה-Easy Redmine. אני חושב שלאורך ההטמעה הקמנו ערך חשוב מאוד, שותפות עבורנו, שעל בסיסו אנו מצפים להמשך שיתוף הפעולה עם Easy Software.
הגדרות
סייפור החליטה לכוונן הכל: עיצוב מותאם אישית, כניסה SSO (אחד הלקוחות הראשונים שהשתמשו בו) תוך שימוש באינטגרציה של Microsoft Azure, ודשבורדים רבים למעקב אחר רווחיות וניטור עלויות עבור HelpDesk, הטמעה או אחוזי הצלחה של הערכות שעות הפרויקט.
כמה הוכנה תצורה כגון עיצוב מותאם אישית על ידי המנכ"ל הפעיל שנהנה מכל התהליך. זה לא מצב סטנדרטי אבל זה מראה שכאשר חברה צוללת ליישום והתאמה של כלי, כל אחד בחברה יכול להיות מעורב.
התכונה החשובה ביותר הייתה HelpDesk שבו הוקמו מדדי SLA בודדים עבור כל לקוח – פורטל משלהם לבקשות של לקוחות (במקום מיילים). בעבר, ללקוח היה כלי אחר, אך הוא היה צריך לעבור לכלי בודד אחד. אנו מגדירים SLA בנפרד עבור כל לקוח לפי סדרי עדיפויות כרטיס.
העבודה היומיומית שלהם היא גם להשוות בין אומדן למציאות כמו גם בחברות IT אחרות שעובדות ב-SCRUM. רווחיות היא המפתח. יש להם לוחות מחוונים רבים המציגים פיננסים דיווחי עבודות ויישום תמיכה לכל לקוח.
הדרכה
בעלי העניין המרכזיים (כמו מנכ"ל, ומנהל תמיכת לקוחות) היו מעורב בתהליך היישום, הם באמת צללו לתוך ההכנה והיישום וגיבשו את שאר החברה.
גם במצב שבו תמיכת הלקוחות השתמשה במערכת ה-Help Desk הקודמת שהתאימה להם והיה צורך בכך להראות להם מספיק את היתרונות של איחוד הכלים.
והתוצאות?
היישום של Easy Redmine הביא:
- האפשרות ל דוחות הגדרה להתאים לצרכי ההנהלה
- קל ו חיפוש מהיר בכלי
- לוחות מחוונים (כולל גרפים) ללקוחות שלהם
- דיווח זמן אחיד במערכת אחת
הפונקציות הנפוצות ביותר
תקציב לפרויקט בודד
מדדי SLA של HelpDesk
WBS לפרויקטים
דוחות מוגדרים
מי זה סייפור
הצ'כי ספקית פתרונות ה-IT בצמיחה המהירה ביותר באירופה Seyfor (Solitea) מביאה פתרונות ERP, פרויקטים של תשתית IT ומערכות מותאמות, יחד עם 34 תוכניות ויישומים. בהחזקה זו חברות רבות ו-1600 עובדים החולקים ניסיון, ידע ותרבות במשך יותר מ 260 אלף לקוחות ברחבי העולם.
ה-Seyfor כללה יחידות עסקיות Express Apps (אפליקציה לחברות הלוואות המבוססת על Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (מערכת גמישה מאוד וניתנת להתאמה אישית שתוכננה במיוחד לצרכים של סוחרי רכב), או OneCore (פתרון מיוחד לתוכנת ניהול ליסינג עבור חברות שירותים פיננסיים גדולות).
