Kuinka automatisoida asiakaspalvelu Redminen avulla

Yrityksen omistajana, riippumatta siitä, millä mittakaavalla toimit, asiakaspalvelun tulisi olla yksi keskeisistä prioriteeteistasi ja sinun on varmistettava, että nykyiset ja mahdolliset asiakkaasi saavat avun ja ohjauksen mahdollisimman tehokkaalla tavalla.

 

Mikä on automatisoitu asiakaspalvelu ja miksi se on tärkeää?

Sanottakoon kuitenkin, että asiakaspalvelu on hankalaa eikä se ole yhtä helppoa kuin miltä se näyttää. Aluksi jopa tehokkain ihmisten ohjaama asiakaspalvelun kehys voi romahtaa ihmisten avun tarpeen, haastavien tilanteiden ja jatkuvan aikapaineen vuoksi, mikä johtaa erilaisiin seurauksiin asiakaspalveluhenkilöstön keskuudeynessa, kuudeyene äätöksentekokykyyn.

Tässä kohtaa automatisoitu asiakaspalvelu tulee kuvaan. Automatisoitu asiakaspalvelu viittaa digitaalisten teknologioiden ja toimintojen hyödyntämiseen ja sisällyttämiseen asiakaspalveluprosessiisi, jotta ihmisen osallistumisen osuus vähenee ja asiakaspalvelun kehys tulee luotettavammaksi luotettavammaksi.

 

Syyt automatisoid asiakaspalvelu

Sijoittaminen yrityksesi/projektisi asiakaspalvelun automatisointiin on jotain, mitä et tule katumaan, ja se kannattaa aina sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Tässä on siihen liittyvät edut.

 

1. Ympärivuorokautinen live-tuki

Asiakkaat inhoavat yritysten aukioloaikojen noudattamista saadakseen vastauksia kysymyksiinsä, ja tämä voi olla heille kauppojen katkaisija. Vaikka tämä on rajoitus ihmisten ohjaamassa asiakaspalvelussa, voit helposti varmistaa, että nykyiset ja mahdolliset asiakkaasi voivat saada apua ja vastauksia kysymyksiinsä automatisoidun asiakaspalvelun avulla, joka toimorokaud ympeni.

זנדסקין מוקאאן ylivoimaiset 89% asiakkaista pitää nopeaa vastausta alkuperäiseen tiedusteluunsa tärkeänä, mikä on mahdollista vain automatisoidun asiakaspalvelun avulla.

 

2. Alentuneet käyttökustannukset

Asiakaspalvelun automatisointi vaatii kertaluonteisen investoinnin ohjelmistoon/laitteistoon ja koulutukseen, mutta siinä kaikki. Voit merkittävästi alentaa asiakaspalveluun liittyviä käyttökustannuksia valitsemalla automatisoinnin.

 

3. Nopeat vastausajat

Tietenkin automatisoitu asiakaspalvelu vähentää odotus- ja vastausaikaa merkittävästi, lisäten mahdollisuuksiasi saada asiakas.

 

4. Luotetavuus

Yksitoikkoisissa tehtävissä, kuten kysymyksiin vastaamisessa ja perusavun tarjoamisessa, technologya on erittäin luotettavaa, ja voit odottaa automatisoidun järjestelmäsi suorittavan nämä tehtävät sujuvasti vähäisillä virheillä tai virheillä.

 

5. Asiakkaiden mukavuus

Asiakkaat ovat usein mukavampia kommunikoimaan automatisoitujen järjestelmien kanssa välittääkseen kysymyksensä, mikä mahdollistaa heidän esittää enemmän kysymyksiä ja saada kysymyksiinsä/huolenaiheisiinsa vastauksia.

 

6. Vähemmän riippuvuuksia

Riippuvuudet asiakaspalveluprocesissa voivat osoittautua erittäin häiritseviksi ja hidastaa koko asiakaspalveluketjua. Onneksi automatisoitu asiakaspalvelu minimoi riippuvuudet, mikä tekee prosesseista nopeampia ja sujuvampia.

 

Miten asettaa Redmine-asiakaspalvelupiste

Asiakaspalvelun automatisoimiseksi tarvitset ohjelmiston, joka sopii tarpeisiisi, ja Redmine-projektinhallintatyökalu על yksi, jota voit käyttää, ja Redmine-asiakaspalvelupisteen perustaminen on melko yksinkertaista.

 

1. Lisää projekti asiakaspalvelupisteeseen

Aloittaaksesi asiakaspalvelupisteen perustamisen, sinun on luotava perusprojekti, jonka lisäät myöhemmin asiakaspalvelupisteeseen. Voit tarkastella olemassa olevien projektien luetteloa ja lisätä haluamasi projektin asiakaspalvelupisteeseen käyttämällä annettua vaihtoehtoa. Lisättyäsi projektin asiakaspalvelupisteeseen, asiakaspalvelun asetukset tulevat näkyviin.

 

2. Aseta ja määritä oletussähköpostilaatikko

Seuraavaksi voit luoda oletussähköpostilaatikon siirtymälllä kohtaan hallinta >> asiakaspalvelu >> kaikki sähköpostilaatikot >> Lisää sähköpostilaatikko. Tämä avaa paneelin, jossa voit määrittää asetuksia, kuten aikavälit ja sähköpostilaatikon asetukset. Kun olet tehnyt tämän, sähköpostilaatikko tulee näkyviin asetuksiin, ja voit määrittää projektin sähköpostilaatikolle.

 

3. Valitse oletusseuranta

Redmine antaa myös sinun valita oletusseurannan asiakaspalvelulippuille, valita vastuuhenkilön avattavasta valikosta ja lisätä työtovereita. Valitsemalla vastuuhenkilön ja lisäämällä työtovereita voit varmistaa, että olet sijoittanut sopivimmat henkilöt ratkaisemaan hedän toimialaansa kuuluvat ongelmat, mikä lisää kokonaisvaltaista tuottavuutta.

Tämän jälkeen voit määrittää sopimustunnit (kuukausittain), jäljellä olevat tunnit, kerätty aloituspäivä ja kerätty ajanjakso. Sama asiakaspalvelun asetukset-paneeli antaa myös määrittää verkkotunnuksen/sähköpostin/avainsanat, jotka täyttävät tämän projektin. Tämä toiminto on erittäin hyödylinen kaikkien tiettyyn verkkotunnukseen liittyvien saapuvien viestien keräämiseksi samassa paikassa ja tekee vastausjakson tehokkaammaksi.

 

4. Seuraa SLA:ta

Jotta voit varmistaa tehokkaan ongelmanratkaisun, voit myös määrittää palvelutasosopimuksen (SLA) asetuksia säätämällä vastausaikaa, ratkaisuaikaa, prioreettitasoa ja SLA-työtunteja. Tehokkaan priorisoinnin avulla voit varmistaa, että aikaherkät ongelmat ratkaistaan ​​nopeasti etkä menetä arvokasta aikaa käsittelemällä vähemmän tärkeitä asioita ensin.

SLA-metriikoiden seuraaminen voi osoittautua erittäin tärkeäksi, koska se mahdollistaa asiakaspalvelutiimisi suorituskyvyn analysoinnin, havaittujen poikkeamien tunnistamisen ja korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen mahdollisimman varhaisessa.

 

Huomioitavaa ja yhteenveto

Vaikka asiakaspalvelun automatisointi voi varmasti tehdä toiminnastasi kokonaisuudessaan tehokkaampaa ja luotettavampaa, on myös tärkeää ymmärtää, että asiakaspalvelun automatisointi on jatkuva processsi, joka vaatilosten prosessien ja ymmärtää , että koko kehys toimii sujuvasti.

Saatat myös tarvita uusia toimintoja ja mitareita processsien entistä parempaan optimointiin, mikä riippuu täysin yrityksesi/projektisi tyypistä ja tavoitteistasi.

Lisäksi, kuinka positiivisesti automatisoitu asiakaspalvelu voi vaikuttaa koko yrityksesei/projektiisi, riippuu myös siitä, kuinka hyvin integroit koko kanavien ja niihin liittyvien elementtien kokonaisuuden. Teknologiat sekä työntekijäsi on integroitava osaksi järjestelmää välttääksesi toiminnallisia ongelmia ja pullonkauloja prosesseissasi.