מהן הטעויות שעליך להימנע מתכנון תקציב הפרויקט

אל האני תקציב הפרויקט מארגן את כל אומדני העלות לקטגוריות ובהמשך למסמך יחיד המתגלה כשימושי ביותר בשלבים מרובים של הפרויקט.

תקציב פרויקט הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בכל תקציב, ובצדק. מסמך זה בלבד משמש בסיס להחלטות מרובות והוא יכול למלא תפקיד חשוב בקביעת הצלחת הפרויקט. הוא משמש גם כמנגנון בקרה, המשמש למדידת התקדמות ועלויות מול, במרווחי זמן קבועים, לניתוח ביצועי הפרויקט.

תקציב הפרויקט מנצל מקורות מידע מרובים כולל מבנה של פירוט עבודה, מידע היסטורי, תקציב ראשוני, משאבים נדרשים, הערכות משך פעילות ושונות צפויות.

 

כיצד להכין תקציב פרויקט מוצלח?

בהתחשב במידת החשיבות של תפקידו של תקציב הפרויקט, חשוב שתקציב הפרויקט שלך יהיה מציאותי וקרוב ככל האפשר למציאות. ישנן מספר דרכים להבטיח שהכנת תקציב פרויקט מוצלח.

 

1. קבעו טכניקה מתאימה

לפני שתתחיל בהכנה, עליך לקבוע טכניקה מתאימה לתקציב הפרויקט שלך. בהתאם לניתוח שלך מהסוג, האופי והיעדים של הפרויקט שלך, אתה יכול לבחור באומדן אנלוגים, הערכה מלמעלה למטה ו / או הערכה פרמטרית. אמנם אחת הטכניקות הללו עשויה לעבוד טוב יותר עבור פרויקט מסוים, אך אותה טכניקה עשויה שלא להתאים לפרויקט אחר השונה במהותו. כתוצאה מכך, הטכניקה שתבחר לתקציב הפרויקט שלך חייבת להתאים היטב לפרויקט שלך.

 

2. פיתוח והגדרת KPI

תקציב הפרויקט טוב רק כמו שלו מדדי ביצועים עיקריים (KPI). KPI מוגדרים היטב יקל עליכם לפקח ולמדוד את האלמנטים בתקציב הפרויקט שלכם. אתה יכול לחפש תשומות ממומחים בפרויקט שלך ולפתח KPI רלוונטיים בהתאם.

 

3. מינוף נתונים היסטוריים ותקדימים

התחלה על ידי ניצול ומיצוי תקצוב וניתוח שנעשו בעבר יהיה רעיון מצוין. לא רק שאתה יכול לחפש השראה מסוג הטכניקות, הניתוחים והמידע ששימשו בנתונים הקודמים, אתה יכול גם ללמוד מה לא לעשות ואילו טעויות להימנע בתקציב הפרויקט שאתה עובד עליו.

 

4. חסוך פרטים

על מנת להפוך את התקציב ליותר מציאותי ומדויק, כולל כל הפרטים והנתונים הרלוונטיים הוא המפתח. עליכם לנסות לוודא שלא התעלמו מהעלויות הפוטנציאליות וכללתם אפילו את העלויות הנמוכות ביותר מכיוון שהן עשויות להתגלות כמשמעותיות מספיק בכדי להשפיע על התקציב כולו בעתיד. באופן קונבנציונאלי, שילוב נתונים / מידע נוספים בתקציב שלך הופך אותו למדוייק יותר. עם זאת, חשוב גם לא להיסחף ולכלול כל פיסת מידע לא רלוונטית, רק לצורך העניין. עקב אילוצי משאבים וזמן, אתה צריך לקבל שיקול דעת חזק כדי להחליט מה לכלול ומה לא.

 

5. סקור ובקר מחדש

מדויק ככל שתקציב הפרויקט שלך עשוי להיות, זו עדיין תחזית שיש לה נטייה לסטות. גם אם תנסה לתת את הדעת על כל הגורמים הפוטנציאליים, ייתכן שתקציב הפרויקט שלך יעמוד בפני כמה בלתי נמנע ו גורמים בלתי צפויים שיכולים להשפיע על תקציב הפרויקט שלך במידה משמעותית. כתוצאה מכך, חשוב לבחון ולבדוק את התקציב שלך על בסיס תדיר, ואם אתה מזהה אי התאמה, יש לדווח על כך לבעלי העניין הרלוונטיים כדי להתחיל בתהליך הפיוס.

 

טעויות שיש להימנע מתכנון תקציב הפרויקט

להלן דברים שעליך להימנע מהם במהלך התכנון ו הכנת תקציב פרויקט, על מנת שהוא יהיה מציאותי, מדויק ובסופו של דבר מצליח.

 

1. להסתמך בכבדות על נתונים קודמים

אמנם השימוש בנתונים קודמים נחשב לשיטות עבודה טובות, אך יש קו דק בין השימוש בו לבין תלוי לחלוטין בו. מסתמכים רבות על נתונים קודמים ולא משלבים שונות, זמן ערך ו מכפילים מתאימים יביא לאומדן לקוי ולתקציב פרויקט לא מדויק בסופו של דבר.

 

2. לא מגדירים את ההיקף כראוי

יש להגדיר מראש את היקף הפרויקט, אחרת הוא עלול לגרום לבעיות בתקציב שלך בשלבים המאוחרים יותר של הפרויקט, כאשר פעולה מתקנת תהיה קשורה בהרבה סכומים. הגדרה לא מלאה של היקף יכולה לגרום אומדני עלות מדלגים מתקציב הפרויקט, מה שמטיל ספק מסיבי באמינותו ובדיוקו.

 

3. Podcenění nákladů

Zatímco optimismus je dobrá věc, může vás nalákat k podcenění nákladů a prezentaci nerealistických odhadů. Při přípravě rozpočtu projektu se můžete chtít podcenit náklady, aby byly odhady nižší a pomohly vášmu rozpočtu projektu dodržet určitá omezení. Zatímco se v krátkodobém horizontu můžete s tím projít, určitě se to vrátí, protože pokud jsou vaše odhady rozpočtu podceněny a nepřesné, budete se později v průběhu projektu potýkat s tím, že budete muset žádat o další schválení finančních prostředků, abyste zaplnili mezery, které jste původně nezahrnuli.

 

4. Přeceňování dostupnosti

Další věc, která se vám může vykloubit z hlavy při plánování rozpočtu projektu, je to, že budete muset počítat s nedostupností členů týmu pracujících na projektu. Ideálně byste chtěli odhadnout, že celý tým bude k dispozici 100 procent požadovaného času a podle toho odhadnete rozpočet. Zatímco 100% dostupnost zní lákavě, v praxi to není prakticky možné a měli byste počítat s očekávanou i neočekávanou nedostupností členů týmu a tento faktor zahrnout do rozpočtu projektu.

 

5. Zapomínání na zahrnutí daní

Zatímco se to může zdát jako drobná věc, může to být důvod významného překročení nákladů. Musíte zajistit, aby byly daně zahrnuty do všech vašich odhadů a nabídek, abyste mohli připravit přesnější rozpočet.