Những Sai Lầm Bạn Nên Tránh Khi Lập Kế Hoạch Ngân Sách Dự Án

אל האני תקציב הפרויקט מארגן את כל אומדני העלות לקטגוריות ובהמשך למסמך יחיד המתגלה כשימושי ביותר בשלבים מרובים של הפרויקט.

תקציב פרויקט הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בכל תקציב, ובצדק. מסמך זה בלבד משמש בסיס להחלטות מרובות והוא יכול למלא תפקיד חשוב בקביעת הצלחת הפרויקט. הוא משמש גם כמנגנון בקרה, המשמש למדידת התקדמות ועלויות מול, במרווחי זמן קבועים, לניתוח ביצועי הפרויקט.

תקציב הפרויקט מנצל מקורות מידע מרובים כולל מבנה של פירוט עבודה, מידע היסטורי, תקציב ראשוני, משאבים נדרשים, הערכות משך פעילות ושונות צפויות.

 

כיצד להכין תקציב פרויקט מוצלח?

בהתחשב במידת החשיבות של תפקידו של תקציב הפרויקט, חשוב שתקציב הפרויקט שלך יהיה מציאותי וקרוב ככל האפשר למציאות. ישנן מספר דרכים להבטיח שהכנת תקציב פרויקט מוצלח.

 

1. קבעו טכניקה מתאימה

לפני שתתחיל בהכנה, עליך לקבוע טכניקה מתאימה לתקציב הפרויקט שלך. בהתאם לניתוח שלך מהסוג, האופי והיעדים של הפרויקט שלך, אתה יכול לבחור באומדן אנלוגים, הערכה מלמעלה למטה ו / או הערכה פרמטרית. אמנם אחת הטכניקות הללו עשויה לעבוד טוב יותר עבור פרויקט מסוים, אך אותה טכניקה עשויה שלא להתאים לפרויקט אחר השונה במהותו. כתוצאה מכך, הטכניקה שתבחר לתקציב הפרויקט שלך חייבת להתאים היטב לפרויקט שלך.

 

2. פיתוח והגדרת KPI

תקציב הפרויקט טוב רק כמו שלו מדדי ביצועים עיקריים (KPI). KPI מוגדרים היטב יקל עליכם לפקח ולמדוד את האלמנטים בתקציב הפרויקט שלכם. אתה יכול לחפש תשומות ממומחים בפרויקט שלך ולפתח KPI רלוונטיים בהתאם.

 

3. מינוף נתונים היסטוריים ותקדימים

התחלה על ידי ניצול ומיצוי תקצוב וניתוח שנעשו בעבר יהיה רעיון מצוין. לא רק שאתה יכול לחפש השראה מסוג הטכניקות, הניתוחים והמידע ששימשו בנתונים הקודמים, אתה יכול גם ללמוד מה לא לעשות ואילו טעויות להימנע בתקציב הפרויקט שאתה עובד עליו.

 

4. חסוך פרטים

על מנת להפוך את התקציב ליותר מציאותי ומדויק, כולל כל הפרטים והנתונים הרלוונטיים הוא המפתח. עליכם לנסות לוודא שלא התעלמו מהעלויות הפוטנציאליות וכללתם אפילו את העלויות הנמוכות ביותר מכיוון שהן עשויות להתגלות כמשמעותיות מספיק בכדי להשפיע על התקציב כולו בעתיד. באופן קונבנציונאלי, שילוב נתונים / מידע נוספים בתקציב שלך הופך אותו למדוייק יותר. עם זאת, חשוב גם לא להיסחף ולכלול כל פיסת מידע לא רלוונטית, רק לצורך העניין. עקב אילוצי משאבים וזמן, אתה צריך לקבל שיקול דעת חזק כדי להחליט מה לכלול ומה לא.

 

5. סקור ובקר מחדש

מדויק ככל שתקציב הפרויקט שלך עשוי להיות, זו עדיין תחזית שיש לה נטייה לסטות. גם אם תנסה לתת את הדעת על כל הגורמים הפוטנציאליים, ייתכן שתקציב הפרויקט שלך יעמוד בפני כמה בלתי נמנע ו גורמים בלתי צפויים שיכולים להשפיע על תקציב הפרויקט שלך במידה משמעותית. כתוצאה מכך, חשוב לבחון ולבדוק את התקציב שלך על בסיס תדיר, ואם אתה מזהה אי התאמה, יש לדווח על כך לבעלי העניין הרלוונטיים כדי להתחיל בתהליך הפיוס.

 

טעויות שיש להימנע מתכנון תקציב הפרויקט

להלן דברים שעליך להימנע מהם במהלך התכנון ו הכנת תקציב פרויקט, על מנת שהוא יהיה מציאותי, מדויק ובסופו של דבר מצליח.

 

1. להסתמך בכבדות על נתונים קודמים

אמנם השימוש בנתונים קודמים נחשב לשיטות עבודה טובות, אך יש קו דק בין השימוש בו לבין תלוי לחלוטין בו. מסתמכים רבות על נתונים קודמים ולא משלבים שונות, זמן ערך ו מכפילים מתאימים יביא לאומדן לקוי ולתקציב פרויקט לא מדויק בסופו של דבר.

 

2. לא מגדירים את ההיקף כראוי

יש להגדיר מראש את היקף הפרויקט, אחרת הוא עלול לגרום לבעיות בתקציב שלך בשלבים המאוחרים יותר של הפרויקט, כאשר פעולה מתקנת תהיה קשורה בהרבה סכומים. הגדרה לא מלאה של היקף יכולה לגרום אומדני עלות מדלגים מתקציב הפרויקט, מה שמטיל ספק מסיבי באמינותו ובדיוקו.

 

3. מזלזל בעלויות

אמנם אופטימיות היא דבר טוב, אך היא עשויה לפתות אותך להמעיט בעלויות ולהציג הערכות לא ריאליות. במהלך הכנת תקציב הפרויקט, אתה עלול למצוא את עצמך רוצה להמעיט בעלויות רק כדי להוריד את ההערכות ולעזור לתקציב הפרויקט שלך לעמוד במגבלות מסוימות. למרות שתוכל להיפטר מזה בטווח הקצר, הוא בהחלט יחזור לרדוף אותך כיוון שאם אומדני התקציב שלך אינם מוערכים ולא מדויקים, תמצא את עצמך מתקשה לקבל אישור כספים נוספים בשלבים המאוחרים של הפרויקט, למלא אותם. הפערים שלא הצלחתם להסביר תחילה.

 

4. הערכת יתר של הזמינות

דבר נוסף שעשוי להחליק על דעתך בעת תכנון תקציב הפרויקט הוא שתצטרך לקחת בחשבון את חוסר הזמינות של חברי הצוות העובדים על הפרויקט. באופן אידיאלי, תרצה להעריך כי כל הצוות יהיה זמין ב -100 אחוז מהזמן הנדרש ותבצע את אומדן התקציב בהתאם. בזמן זמין% 100 נשמע מושך, זה לא אפשרי למעשה במציאות ועליך להסביר את חוסר הזמינות הצפוי והבלתי צפוי של חברי הצוות ולשלב גורם זה בתקציב הפרויקט שלך.

 

5. שכחה למניעת מיסים

זה אמנם נראה כמו נושא קטן, אך בסופו של דבר זה יכול להיות הסיבה לכך חריגה משמעותית של עלויות. עליכם לוודא כי כל ההערכות והצעות המחיר שלכם הכניסו מיסים, על מנת להכין תקציב מדויק יותר.