العمل الذكي: كيفية إيجاد التوازن المناسب بين المطالب القصيرة الأجل والمشاريع الطويلة الأجل

قل، أنت تدير عملك الخاص والعملاء يأتون إليك، ولكنك ترغب أيضًا في استكشاف الفرص غير المستغلة. أو ربما ترغب شركتك في تقليل تكاليف التشغيل ردًا على Covid-19 دون تعليق المشاريع التي يمكن أن تدفع النمو على المدى الطويل. كيف تدير المهام التي يجب عليك القيام بها الآن مع الأهداف الحاسمة التي تحتاج إلى تحقيقها في المستقبل؟

حسنًا، معظم قوارب الشراع تأتي مع محرك ديزل احتياطي للحفاظ على حركتها خلال فترة الهدوء. بالمثل، تحتاج إلى تطوير طرقك للبقاء على قيد الحياة في ظل المطالب المتزايدة والحفاظ على كل شيء يتحرك في الاتجاه الصحيح.

من الحسن حظنا، توجد نهج فعالة لتحقيق هذا التوازن. يمكن أن تكون الخطوات التالية مفيدة بشكل خاص لإدارة الرغبات والاحتياجات على المدى القصير دون فقدان الرؤية للرؤية على المدى الطويل.

1. ربط الأهداف القصيرة بالأهداف الطويلة

بلا شك، أهم الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك عند النظر في ما إذا كان يجب تلبية طلب قصير الأجل جديد أم لا لها علاقة بكيفية ربطها برؤيتك واستراتيجيتك. هل ينقلك الطلب نحو المستقبل المتصور؟ هل هناك جوانب في هذا الطلب تهدد قدرتك على تحقيق رؤيتك؟ هل يمكنك استغلال بعض عناصر هذا المشروع القصير الأجل في المستقبل؟

إعطاء هذه الأسئلة بعض التفكير سيمكنك من فهم ما إذا كانت المهمة القصيرة الأجل هي مشروع "مرة واحدة" أم أنها يمكن أن تكون "نموذجًا لبدء مشروع جديد" في المستقبل. في معظم الأحيان، يمكن استغلال المطالب القصيرة الأجل التي تستحق القبول في شيء أكبر في المستقبل.

بالطبع، المهام التي تتم مرة واحدة ليست دائما سيئة. على سبيل المثال، إذا كان الطلب الناشئ هو مخاطرة تقنية لا يمكنك تجاهلها، فيجب أن تكون مستعدًا ومستعدًا لتخصيص مواردك لاستيعابها.

عندما تفعل ذلك، ومع ذلك، يجب أن تناقش المشكلة تمامًا كما تفعل في مشروع التحسين المستمر. تحتاج إلى بناء خطة منظمة حولها وفهم وقياس تأثيراتها. يمكن لأداة إدارة المشاريع مثل Easy Redmine أن تقدم مساعدة قيمة في تقدير وجدولة المشاريع وحساب المسار الحرج.

2. تبرير المطالب القصيرة الأجل بالبيانات

بمجرد أن تكون قد ربطت المطالب القصيرة الأجل برؤيتك على المدى الطويل، ابدأ في النظر إلى واقع العمل أمامك. تأكد من أن ما تفكر فيه منطقي وفقًا للبيانات الموضوعية والذاتية.

في هذه المرحلة، من المهم فصل المطالب العاطفية الناشئة عن الاحتياجات العقلانية التي تنطبق على جمهور أوسع. تشير الدراسات إلى أن العديد من المطالب القصيرة الأجل تركز على استجابات عاطفية عشوائية. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في دعم تكنولوجيا المعلومات عن بُعد، يمكن للعميل الاتصال بك للشكوى من نقص في النظام. يمكن أن تجعلك هذه الشكوى تنتقل بسرعة إلى وضع الاستجابة دون أن تعطي تأثير المشكلة على مشاريعك على المدى الطويل ما يكفي من الفكر.

للعمل بفعالية، تحتاج إلى جمع ما يكفي من البيانات حول العمل القصير الأجل الذي يتم إلقاؤه عليك. بهذه الطريقة، يمكنك تحديد أهميته بدقة وجدولته وفقًا لذلك.

3. تتبع المشاريع القصيرة والطويلة بدقة

قد تكون المطالب القصيرة الأجل مهامًا سريعة، ولكن بسبب ظهورها في كل وقت، يمكن أن تنتهي بسرعة في احتلال قائمة أعمالك بأكملها. من المهم جدًا أن تحافظ على مراقبة دقيقة لقوائم أعمالك لضمان أن المهام القصيرة الأجل والمتوسطة الأجل والطويلة الأجل تسير على النحو الصحيح.

يمكن لحل إدارة المشاريع الصحيح مساعدتك في تتبع هذه المشاريع بفعالية ووسم متطلباتها، بحيث يمكنك بناء لوحات القيادة والجانت والتقارير حولها. وبفضل هذه الرؤية، يمكنك الحفاظ على التوازن بشكل فعال. يمكنك تجنب التضحية بالمطالب القصيرة الأ

التوازن في داخلك

كلما وجدت نفسك تكافح مع الأولويات القصيرة والطويلة المتنافسة، خذ نفسًا عميقًا وراجع الخطوات أعلاه. فهم كيف يمكن أن تؤثر الطلبات القصيرة الأجل على الصورة الكبيرة واستخدم البيانات لتقييم العمل المطلوب. إذا كانت القرار الصحيح هو تلبية الطلب، استخدم حل إدارة المشاريع الفعال لتتبع تقدمك وضبط خطتك بمجرد وجود معلومات جديدة.

إذا اتبعت هذا النهج المنظم، فلن تكون ناجحًا فقط في إيجاد توازن بين الطلبات القصيرة والطويلة المدى، بل ستتمكن أيضًا من بناء عملية تعمل للمشاريع الحالية والمستقبلية. بالتالي، يمكنك التحول من التفاعل و"إطفاء الحرائق" إلى اتخاذ قرارات لن تحركك عن رؤيتك.