SZTAKI עבר ל- Easy Redmine כדי לקבל ערכת כלים מקצועית לתמיכה

לפני המעבר ל-Easy Redmine

SZTAKI היה באמצעות Redmine 4.02 עם תוספי Redmine UP Helpdesk ו-CRM. אבל הם היו איש מקצוע חסר תמיכה בניהול פרויקטים כלים וממשק משתמש מבוסס נייד.

המשימה

חברה קרובה ל-SZTAKI כבר משתמשת ב-Easy Redmine לניהול פרויקטים. היה נוהג בשימוש בתוכנה, וההנהלה נטתה להכניס גם מערכת מוכרת. האתגרים המובילים היו צריכים יעיל שיתוף פעולה ואת היכולת ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית עבור סוגים ספציפיים של משימות.

ציפיות לעמוד

• ניהול פרויקטים מלא ליעילות גבוהה יותר
• הפוך את תהליך הגשת החברה לדיגיטל (באמצעות גישה מבוססת זרימת עבודה Easy Redmine)
• הגירה וארגון מחדש של תהליכי Service Desk, השגת תכונות מורחבות (תקשורת מבוססת דואר אלקטרוני על בעיות Easy Redmine)
• ערכת כלים תומכת בניהול פרויקטים מקצועית

דרישות

• פעולה במקום
• תמיכת SAML SSO
• API ציבורי זמין למטרות אוטומציה
• אינטגרציה GitLab

בואו ליישם

1) הכנה

במהלך ההטמעה, מודל הייעוץ הקלאסי נדחק לרקע, שכן ל-SZTAKI כבר היה פרקטיקה מבוססת Redmine וצוות המורכב ממומחים טכניים, שרבים מהם מכירים גישות למעקב אחר בעיות וגישות מבוססות תהליכים. נדרשה תמיכה רק לבעיות ספציפיות מאוד, בדרך כלל פונקציות לא מתועדות.

המשימות המאתגרות ביותר:

• תהליך ההתקנה המקומי - היו אינטראקציות רבות עם התמיכה הטכנית, והיו צריכים לעשות דרכים לעקיפת הבעיה.
• תהליך התחברות SAML/SSO - היה צורך לתקן אותו מכיוון שהפתרון המוכן מהקופסה אינו מיישם את כל התקן, רק חלק ממנו
• מתן משתמש (קשור ל-SSO) ובעיות הגירה - תהליך יישום פיזי (סקריפטים/קידוד).

 
2) הגדרות

ל-SZTAKI היו ההגדרות שלה מהתקנת Redmine הקודמת והם הצליחו לתרגם את אלה לסביבת Easy Redmine החדשה.

הלקוח בחר פתרון השרת מבוסס על תקנות מקומיות ודרישות אבטחה פנימיות. השרת הותקן על ידי הצוות הטכני של SZTAKI בכוחות עצמו. כפי שהוזכר לעיל, הצוות הטכני של Easy Redmine תמך בעיקר בבעיות אד-הוק.

מכיוון ש-Redmine ו-Easy Redmine שונים למדי, SZTAKI תרגם את כל העוקבים וזרימות העבודה שלהם למערכת החדשה ויצר את הפרויקטים הדרושים, העוקבים, המדינות ומספר קטן של בעיות כהעברה ידנית. חוץ מזה, העברת הבעיות ההמונית בוצעה על ידי הגירה אוטומטית של API2API.

הלקוח גם הצליח ליצור מערכת אספקה ​​שיוצרת משתמשים ממערכת ניהול זהויות מרכזית של SZTAKI ב-Easy Redmine עם קריאות API, כך שהמשתמשים יוכלו להיכנס דרך SSO.

במהלך יישום תהליך התיוק הדיגיטלי, הופעל גם פתרון מותאם אישית על ידי SZTAKI לצורך יצירת מספרים סידוריים ייחודיים. פעילות תמיכה הייתה לפי דרישה במהלך כל התהליך.

3) הכשרה

במהלך הטמעת מערכת תיוק דיגיטלית הדרכנו את משתמשי המפתח. זו הייתה אימון דמוי התייעצות. חינכנו אותם על ידי מעבר על בלוקים נושאיים. אחר כך עברנו למקרי שימוש וענינו על כל השאלות.

4) בדיקה

שטאקי יצר סביבת מפתח/ארגז חול לעצמם עם גישה לתמיכה שלנו. בדיקות של הגדרות ספציפיות והטמעה ראשונה של עוקבים וזרימות עבודה התרחשו כאן (בדיקות העברה ידניות), כולל הטמעה ובדיקה של פתרונות מותאמים אישית, כמו הקצאת משתמש והגירת API2API. ההדרכה בוצעה בסביבת הפקה לפני ההגירה והעלייה לאוויר.

והתוצאות?

היישום של Easy Redmine הביא: 

• היכולת ל דווח על כל בעיות HelpDesk למערכת מרכזית ולעקוב אחריהם מבלי לשכוח דבר.
• האפשרות להגדיר מקום אחד לכל פרויקט מנוהל על ידי SZTAKI ובאמצעות כלי ניהול הפרויקטים.
• עם היכולת ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית, כעת ניתן לבצע דיגיטציה של תהליכים עסקיים שבעבר נוהלו באופן ידני.
• האפשרות לעקוב אחר יעדים אסטרטגיים או רגולטוריים עם זרימות עבודה מותאמות אישית, בצורה ניתנת לאימות, על ידי אחסון כל הפעילויות ההיסטוריות של משתמשים מהימנים, מאומתים ומורשים.