מהי הדרך הטובה ביותר לנהל פרויקטים זריזים

מהו ניהול פרויקטים זריז וכיצד מקורו?

הרעיון של מתודולוגיה זריזת הוטבע לראשונה בשנת 2001 ובמקור התבטא בפיתוח תוכנה, עם זאת, הלך הרוח המריא במהרה ומה שאחריו היה תחולתו במספר תעשיות, עם שיעורי האימוץ של מתודולוגיה זריזת ממשיכה לעלות בין הענפים המובילים.

כשאנחנו נכנסים לפרטים על מה זה Agile, חשוב להבין שזריז הוא לא רק מתודולוגיה, אלא הלך רוח שיכול לשנות את אופן ניהול הפרויקטים ותפיסתם. המתודולוגיה הזריזה קוראת לעבודה יעילה ויעילה יותר ומאפשרת הערכה והערכה מחודשת של התהליכים כמו גם התוצאה הסופית.

באמצעות משוב מכל בעלי העניין, מתודולוגיה זריזה דוחפת לייעול והתאמה עקביים, בהתאם למטרת המוצר / השירות הניתן. באופן דומה, ניהול פרויקטים Agile מתמקד בהחלטות מושכלות, שמקורן בשיתוף פעולה בין כל בעלי העניין בפרויקט.

ערכים עיקריים של מתודולוגיה זריזה

מתודולוגיה Agile שמה דגש על שיפורים מתמשכים המונעים על ידי משוב כדי לספק ערך, ומעורבת בהשראת 4 ערכי מפתח:

• אנשים ואינטראקציות על פני תהליכים וכלים.
  
• תוכנת עבודה על פני תיעוד מקיף.
  
• שיתוף פעולה עם לקוחות על משא ומתן על חוזים.
  
• מגיבים לשינוי בעקבות תוכנית.
  

 

היתרונות של אימוץ מתודולוגיה זריזה לניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים זריז התגלה כיעיל ביותר והגדיל באופן דרסטי את אחוזי הצלחה של פרויקטים. המכון לניהול פרויקטים פרסם א לדווח בשנת 2015, הקובע כי "לארגונים זריזים מאוד יש תוצאות משמעותיות בפרויקט בהשוואה לעמיתיהם עם זריזות נמוכה".

מנתוניהם עולה כי ניהול פרויקטים זריז יכול להגדיל את שיעור הפרויקטים העומדים בכוונתם העסקית ב -19%, עם עלייה מוחצת של 25% במספר הפרויקטים שהושלמו בזמן, ועלייה של 22% במספר הפרויקטים שסיימו. בגבולות התקציב. 

ניהול פרויקטים זריז מוביל בסופו של דבר לגמישות רבה יותר בתהליכים, ניצול טוב יותר של משאבים, שיפור במנגנוני שיתוף פעולה ומשוב, ובכלל יכולת הסתגלות טובה יותר של כל פרויקט.

צעדים ליישום ניהול פרויקטים זריז

ישנם מספר שלבים הנדרשים ליישום מוצלח של מתודולוגיית Agile.

1. התחל בהצבת מערך ברור של יעדים ויעדים שהפרויקט יכוון להשיג. חשוב לכל בעל עניין בפרויקט להיות בעל כיוון ברור, על מנת שכל אחד מהם ישפר את התפוקה שלו. יתרה מכך, מומלץ לקחת מאוד תשומות מכל בעלי העניין המרכזיים בפרויקט לפני גיבוש ותקשורת היעדים.
   
2. שנית, עליכם להתחיל לעבוד באופן אידיאלי על ציר זמן, החל מהמשימה הראשונה בצבר, וכלה בסיום המוצלח של הפרויקט. בהתחשב בכך שזריזות היא ההשראה העיקרית, ה ציר הזמן צריך להיות יותר ממוקד מטרה. ציר זמן כזה יסייע במדידת ההתקדמות ובתיקון במידת הצורך.
   
3. לאחר מכן, עליך לפרק את הפרויקט לחלקים ולמשימות על ידי הגדרת ספרינטים. שלב זה מתואם עם מטרת הליבה של ניהול פרויקטים זריז, כלומר שיפור מצטבר ומתמשך תוך התייחסות לפערים בדרך.
   
4. הספרינט בדיעבד הוא אלמנט חשוב נוסף שנמצא בבסיסו של ניהול פרויקטים זריז ומכאן אסור להתעלם. יש לזהות כל מקום לשיפור פוטנציאלי בסוף כל ספרינט, כדי להבטיח שהתהליכים יתעדנו עם סיום כל ספרינט.
   
5. לאחר שפרויקט מתקרב לסיומו, חשוב לוודא כי השיפורים המתמשכים בדרך הוכנסו לתוקף וכל בעלי העניין בפרויקט מודעים לתפקוד ול התקדמות הפרויקט.
   

מסגרות יישום לזריזות

יישום יעיל של מתודולוגיית Agile מחייב שימוש במסגרות כגון Scrum, Kanban, Lean (LN) ו- Extreme Programming (XP).

Scrum

Scrum היא המסגרת הזריזה הנפוצה ביותר ליישום תהליכים זריזים בפיתוח, העברה ושמירה על פרויקטים. Scrum מתייחס לשימוש בפרקטיקות איטרטיביות ומצטברות ועוסק בשימוש באיטרציות קצרות, המכונות ספרינטים, בכדי להתמודד עם כמות עבודה מוגדרת או חלק מסוים בפרויקט בכל פעם. באמצעות מבנה משולב של פגישות קצרות, ייעוד תפקידים וניצול כלים, תוצאות Scrum יעילות ויעילות יותר ניהול פרויקטים יעיל.

מסגרת זו מתאימה מאוד לפרויקטים מורכבים המכוונים לתוצאות ולהוטים לתת מענה לכל בעלי העניין בפרויקט. המבנה כולל בדרך כלל א Scrum Master האחראית על ביצוע ספרינטים יעילים העוסקים בנושא שעל סדר היום ועל קבלת עדכונים על ההתקדמות.

בעל מוצר קובע את הכיוון לספרינט על ידי הגדרת המטרות ושמירה על 'מוצרים שטרם סופקו', שקובע מה צריך להשיג ולהעביר. חברי הצוות הם אלה שאחראים לבחירת פריטים מ'צבר המוצר 'ולביצוע העבודה, שאמורה להסתיים בתוך ספרינט יחיד.

לאחר מכן, משוב וביקורות נאספים לקראת סוף כל ספרינט, מבעלי העניין בפרויקט והשיפורים שולבו בספרינטים הקרובים. פעולה זו נמשכת עד להשלמת הפריט האחרון ב'מצבר צבר המוצרים '.

 

קנבן

Kanban היא עוד אחת מהמסגרות המובילות המשמשות ליישום המתודולוגיה הזריזה, דרך הדמיה של זרימת העבודה. המסגרת כולה בנויה סביב לוח קנבן, המאפשר הדמיה דיגיטלית של המשימות והתקדמות הפרויקט. הלוח הכי בסיסי והנפוץ ביותר ב- Kanban מדמיין את זרימת העבודה בשלושה שלבים: מטלות, בתהליך ובוצע. ניתן להשתמש גם בלוח Kanban מורכב יותר במידת הצורך.

כל משימה מיוצגת על ידי כרטיס Kanban יחיד, המועבר דרך שלושת השלבים בלוח Kanban. מסגרת זו נשענת גם על הימצאות צבר מעודכן ועל קיומו של כללי עבודה יעילים (WIP) המגדירים את אופן הטיפול בעבודה, כדי לעזור לצוות לספק.

סיכום

ניהול פרויקטים זריז בהחלט גישה יעילה לשיפור אחוזי ההצלחה של פרויקטים. בעוד שהיתרונות בגישה זו ניכרים לרוב לאורך כל תקופת הפרויקט, ובסיומו, חשוב להבין כי היא לא תביא שינויים בין לילה, במקום זאת מדובר בחשיבה המתמקדת בשיפור מתמיד, מה שהופך אותה ל תהליך מתמשך.