שבעת הטעויות היקרות ביותר בניהול סיכונים

למרבה הצער, נפח ומורכבות הסיכונים גדלים מדי יום. מההתקדמות הטכנולוגית המהירה והקישוריות המוגברת לאירועי משבר כמו מגיפת Coronavirus המתמשכת, הסיכויים נעשים קשים יותר לחיזוי וטיפול. כתוצאה מכך, מנהלי הפרויקטים פתוחים יותר מטעויות וכשלים מאי פעם.

אחת הדרכים היעילות ביותר להרים שיטות ניהול סיכונים נכונות זה ללמוד מטעויות של אחרים.

להלן שבעה טעויות בניהול סיכונים להימנע בעת הפעלת פרויקט.

 

1. התעלמות מהזדמנויות

מנהלי פרויקטים הם אנושיים. כמו רוב בני האדם האחרים, לעתים קרובות הם משייכים סיכון לדברים רעים. אפילו מנהלים בעלי הכשרה גבוהה מתעלמים מהאפשרות שהזדמנות יכולה לבוא מאירוע סיכון.

מנהלי פרויקטים מצליחים לא רק שואפים להפחית את הסיכון. במקום זאת הם מנתחים את זה ורואים אילו מהלכים לעשות כדי להפוך את הסיכון להזדמנות. לדוגמא, אם סיכון גדול מאיים על אחד הפרויקטים המתמשכים שלך, תוכל להחליט להעלות אותו על המבער ולהפנות משאבים למאמץ מבטיח יותר. 

 

2. גורמים מבלבלים, אירועים והשפעות

הצעד הראשון ב - תוכנית ניהול סיכונים הוא זיהוי הסיכונים שעלולים להשפיע על פרויקט. עם זאת, צוותי הפרויקט לעיתים קרובות אינם מצליחים להבדיל בין סיבות, אירועים והשפעות. כתוצאה מכך, הם מאבדים את ההתמקדות באירועי סיכון בפועל.

גורם סיכון הוא נסיבה קיימת שיכולה ליצור אירוע סיכון. אם המפתח שלך קשור ליותר מדי פרויקטים בו זמנית, אתה נתקל בגורם סיכון.

בינתיים, אירועי סיכון הם התרחשויות העלולות לנבוע מסיבת סיכון. בעקבות הדוגמה שלמעלה, היזם העסוק יכול שלא להעניק לפרויקט שלך את תשומת הלב הראויה לו, או שהם עלולים לאזן את עומס העבודה שלהם בהצלחה.

השפעת סיכון היא תוצאה של אירוע סיכון. במקרה זה, האירוע נכשל בפרויקט שלך מכיוון שהיזם לא טיפל בו כנדרש.

הגדרת אלה מרכיבי סיכון ברור שיעזור לך לאתר במדויק את מה שאתה צריך לנהל.

 

3. הסתמכות יתר על רשימות

חברות רבות עושות פרויקטים דומים לעתים קרובות, ורוב הסיכונים שהם נתקלים בהם יהיו זהים לכל פרויקט. דוגמה היא צוות IT המתמחה בהעברת נתונים. במצבים כאלה, א רשימת ביקורת סיכונים יכול לחסוך זמן רב לזיהוי סיכונים.

עם זאת, גישה זו חושפת את הצוותים לשאננות - בהנחה שקרית שהסיכונים היחידים האפשריים הם אלה שנמצאים ברשימה. אמנם רשימת הבדיקה היא מקום טוב להתחיל בו, אך אל תשכח לסרוק את האופק ולזהות סיכונים אפשריים אחרים.

 

4. מזלזל בסבירות הסיכון

לאחר שזוהו כל אירועי הסיכון בפרויקט, השלב הבא הוא לסווג אותם על פי הסתברות. יש להתמודד עם סיכוני סבירות גבוהים לפני ביצוע הפרויקט. חלק ממנהלי הפרויקט מצמצמים את הסיכונים בכוונה למנוע תשומת לב ולהגן על אמינותם.

הבעיה לזלזל בהסתברות ברורה. ייתכן שהצוות שלך לא ינקוט בצעדים הנכונים להפחתת ההסתברות הזו, והפרויקט עלול להיכשל.

 

5. התמקדות כולה במיתון

כאשר צוותי פרויקט רבים דנים תגובת סיכוןכל מה שהם מדברים עליו זה הקלה. עם זאת, הפחתה היא רק טכניקת תגובה אחת והיא מיועדת במיוחד לסיכונים המהווים איומים. כדי להגיב בצורה נכונה לסיכונים, עליך ליצור תוכנית תגובה מקיפה השוקלת הפחתה וגישות אפשריות אחרות, כגון הימנעות, העברה וקבלה.

הקלה רק מטרתה להפחית את ההסתברות או ההשפעה של אירועי סיכון שליליים. אתה יכול להתמודד עם כמה סיכונים בצורה טובה יותר עם תגובת ההימנעות, שגוררת לבטל את הסיכון על ידי התייחסות לגורמים. לחלופין, אתה יכול להשתמש בהעברה ולהביא שותף אחר לסיפון כדי להטיל על עצמו את הסיכון. לבסוף, אם שום גישה אחרת לא נראית סבירה, תוכלו לבחור לקבל את הסיכון ולפתח תוכנית מגירה אם האירוע מתרחש.

התמקדות מלאה במיתון עלולה לגרום לך לאבד את התגובה הנכונה לסיכון נתון.

 

6. לא להאציל ביעילות

חלק ממנהלי הפרויקט מתקשים להאציל ובסופו של דבר לקחת אחריות על חברי הצוות האחרים. חלק מרכזי מ תכנון תגובת סיכונים זה להקצות בעלות על כל סיכון. בהובלת הפרויקט עליכם להימנע מהקצאת סיכונים לעצמכם. במקום זאת, הקצה את הסיכונים בהתאם לקבוצות המיומנויות האישיות של הצוות שלך.

תעשיות בעלי סיכונים חייבים ליישם את תוכנית התגובה, לפקח על הסיכון ולהנפיק דוחות מצב. מבנה זה יוצר אחריות והופך תוכנית תגובה ליעילה יותר.

 

7. לא לנהל סיכונים ברציפות

למרבה הצער, פרויקטים רבים לשקול ניהול סיכונים כמשימה שמתחילה ומסתיימת במהלך תכנון הפרויקט. הם ממלאים את רישום הסיכונים, מגישים אותו ושוכחים אותו.

לעומת זאת, ניהול סיכונים צריך לדון בכל פגישה של צוות הפרויקט. בעלי סיכונים חייבים לתת דוח מצב קצר על פעולות התגובה שבוצעו או מתוכננות. על הצוות גם לטפל בכל סיכונים פוטנציאליים חדשים ומפעילי סיכון.

ניהול סיכונים חייב להימשך לאורך כל חיי הפרויקט.

 

Redmine קל יכול לעזור לך למנוע טעויות יקרות בניהול סיכונים

כל פרויקט מצליח רוכב על גב אסטרטגיה יעילה לניהול סיכונים. עם זאת, טעויות בניהול סיכונים קלות יותר ממה שאתה חושב.

למרבה המזל, אתה לא צריך לעשות את זה לבד. עם קל Redmine, אתה יכול ליצור את מערך ניהול הסיכונים שמתאים באופן מושלם לפרויקט שלך. קל של Redmine מודול ניהול סיכונים מביא רשימות סיכונים, סקירות ודיווחים, ניתוח איכותי וכמותי ואינדיקטורים הניתנים להגדרה ממש בקצות אצבעותיך, כך שתוכל לזהות, לנתח ולהגיב לסיכון בצורה הטובה ביותר.

הירשם ל- Easy Redmine עוד היום, ותן לפרויקט שלך זריקה להצלחה.