האם אתה מוכן ל-7 מגמות ניהול הפרויקטים האלה של 2023?

1. ניהול צוותים מרוחקים לחלוטין

עובד מרחוק זה לא טרנד חדש, אבל זה בטוח יהיה להישאר איתנו לשנת 2023 - אפילו צוותים גדולים עוברים לאחרונה ל-100% מרחוק. לניהול זה אומר תכנון נוסף ולוודא שכולם מסונכרנים.

איך להתכונן:

• השתמש בכלים שנוצרו כדי לשמור על סנכרון בין צוותים. כלים כגון קל Redmine– פתרון ברמה העליונה עבור ראש הממשלה מרחוק. 
• הקשב לצורכי הצוות שלך. שאלו אנשים איך הם מעדיפים לעבוד, מה מתאים להם ומה לא.
• סמכו על הצוותים שלכם, זה יניע אותם. אל תהיה מיקרו-מנהל.

רוצה ללמוד עוד על איך לשמור על פרודוקטיביות עבור עובדים מרוחקים? קרא עוד כאן. 

רוצה ללמוד עוד על איך לנהל את הצוות שלך מרחוק? קרא עוד כאן.

2. גישה היברידית לניהול פרויקטים

היינו רוצים שתהיה גישה אחת לניהול פרויקטים שעובדת עבור כל הפרויקטים והצוותים, אבל זה לא המקרה. כַּיוֹם, מנהלי פרויקטים צריכים להיות גמישים ומסוגל לבחור את המתודולוגיה הטובה ביותר. כדי לבחור את המתאים, הם יצטרכו לשקול את כמות העבודה, המאפיינים והמשאבים, תוך זכור כי אין צורך להיצמד לשיטה אחת בלבד של ניהול פרויקטים. אבל כל עוד הגישה עובדת ונותן לך את התוצאות הנכונות, זה לא משנה איזה מהם תבחר. 

איך להתכונן:

• תהיה אנליטי. האם אתה בטוח ש מתודולוגיית ניהול פרויקטים בשימוש באמת מתאים לפרויקט שלך? 
• למד על הצרכים של כל חברי הצוות והגמיש את הגישה הזריזה שלך בהתאם.
• היו גמישים ונועזים. התאם את הגישה הזריזה שלך כך שתתאים לצרכים של כל חברי הצוות.
• קבלו עצות. אם אתם מרגישים שאתם צריכים עזרה, אל תתביישו ומצאו מנטור מנוסה שיעזור לכם בתפירה.
• העבירו את הידע הזריז שלכם לצוותים אחרים, כמו צוותי Ops ואחרים, שיכולים ללמוד ולהפיק ממנו תועלת.
• תמיד תחשוב על משלוח מוצלח. זו המטרה העיקרית, זה לא משנה אם אתה מגיע לשם באמצעות זריז, לא זריז, או שילוב של שניהם.

"בתוכנה קלה, אנו משלבים שיטות, למשל, בפיתוח האתר שלנו. מכיוון שאנו עובדים עם סוכנות תוכנה חיצונית שעובדת זריזה ובעלת מאפיינים של צוות scrum, אך היא גם מוגבל על ידי תקציב חודשי וחוזה SLA, מצאנו דרך לעבוד עם אבני דרך ולוח זמנים, אבל עדיין להגיב בצורה זריזה. אנו קובעים רשימת בקשות מדי חודש שיש להן אומדן שעות עבודה, ולאחר מכן בסקירה השבועית אנו מתאימים את התוכנית וסדרי העדיפויות על סמך התוצרים. אז בסופו של דבר אנו מספקים את השיפורים היקרים ביותר לאותו חודש תוך הקפדה על המשאבים".

Jan Pavera, בעל מוצר, Easy Software

3. פתרונות מתקדמים לניהול פרויקטים

כדי לקבל פרויקט בעל ביצועים גבוהים אתה צריך כלים יעילים לניהול פרויקטים. הכלים המתקדמים יעזור לך לתכנן, לתזמן, לתקשר, והכי חשוב, לספק בהצלחה. איך בדיוק כלים מתקדמים ישפיעו על שלבי הפרויקט שלך?

תכנון פרוייקט - משתמש בנתונים מפרויקטים קודמים לשיפור התכנון.

תזמון ומעקב אחר זמן - עוקב אחר הזמן המושקע במשימות, ומנהל פגישות מתוזמנות, מועדים, אבני דרך ועוד. 

מעקב אחר התקדמות - עוקב אחר התקדמות הפרויקטים ועוזר לך לראות אם אתה זקוק למשאבים נוספים.

תקשורת ושיתוף פעולה - זה מאפשר לך להחליף מידע חיוני עם צוותים, לקוחות ובעלי עניין.

תקציבים ומועדים – מקל על האספקה ​​במסגרת התקציב הנדרש. 

איך להתכונן: 

• קבל כלי יחיד שיביא לך את כל מה שאתה צריך עבור ניהול הפרויקט שלך - מתכנון פרויקט יעיל, תזמון ומעקב אחר זמן ועד שיתוף פעולה חלק ומעקב התקדמות. Easy Redmine מציעה הכל.
• למד כמה שיותר על הכלי שלך כדי להשתמש בו במלוא הפוטנציאל שלו. עם Easy Redmine אתה יכול ללמוד כל מה שצריך לדעת דרך שלנו מרכז אימון.

4. אופטימיזציה ופרודוקטיביות

הזמן ל צוותים אפקטיביים קטנים יותר הגיע. צוותים שהיו להם 20 אנשים יהיו כעת רק צוותים של 8. ולכן, מנהלי פרויקטים צריכים ללמוד מעבר מתאום קבוצות גדולות לניהול צוותים קטנים יותר ולנצל את הזמן שלהם ביעילות. אבל אל תדאג! זה לא אמור לומר שכולם יעבדו יותר, זה על להפיק את המרב מכל שלב תוך שימוש בכלים שעוזרים לך לעשות זאת.

איך להתכונן: 

• היפטר מהסחות דעת של הצוות. שאלו את עצמכם, האם באמת יש צורך בכל הפגישות שנקבעו? אם כן, חשוב להפוך אותם לקצרים ויעילים יותר כדי שהצוותים יוכלו להתמקד במשימות שלהם.
• תחשוב על דינמיקה של צוות. עד כמה חברי הצוות שלך עובדים ביחד? שאפו לצוות קטן ובעל ביצועים גבוהים. 
• עבוד עם כלים חכמים לניהול פרויקטים שיעזרו לך להיות יעיל יותר.

"ב-Easy Software, to לשפר את האפקטיביות של פגישות קבועות, אנו מקיימים סדנאות שבהן כל הצוות מבהיר את מטרת המפגש, מה הם רוצים לקחת ממנו ואיך מגיעים לשם. לדוגמה, צמצמנו את סקירת הספרינט מלמעלה מ-45 דקות ל-30 כי הבנו ביחד שאנחנו רק אוספים כאן משוב ושזה לא מקום שבו אנחנו מחפשים פתרונות. אני ממליץ לעשות את סקירת הפגישה הזו באופן קבוע בכל חברה למשל, לזהות אילו פגישות כבר לא מספקות ערך ורק לוקחות זמן, או לגרום לכל חבר צוות להיות מודע למה הוא מבלה איפשהו".

אניטה בובניצ'קובה, מאסטר זריז, תוכנה קלה

5. AI ואוטומציה

תהליכים של תעשיות רבות ושונות הם כבר אוטומטיים - עכשיו AI הולך לאט אבל בטוח לעזור גם למנהלי פרויקטים. המטרה היא להשתמש בטכנולוגיות הללו כדי לחסוך זמן, להיות יעיל יותר ולקבל החלטות טובות יותר. במה AI ואוטומציה יעזרו לנו?

אוטומציה של משימות - משימות מסוימות כמו הזנת נתונים וניתוח יבוצעו על ידי AI כדי לחסוך לך זמן. 

הקצאת משאבים - AI יכול לייעל את הקצאת המשאבים כדי לעזור לך להשלים פרויקטים ביעילות ובזמן.

ניתוח חזוי - AI תנתח נתונים ותנבא את הסיכונים והאתגרים של פרויקטים.

תמיכה בקבלת החלטות - על ידי ניתוח נתונים ומתן המלצות, AI יכול לעזור למנהלי פרויקטים לקבל החלטות. 

איך להתכונן: 

• תן הזדמנות לטכנולוגיה ואל תפחד להתנסות איתה.
• השקיעו בפיתוח מיומנויות שחסרות בינה מלאכותית, כמו מנהיגות, אינטליגנציה רגשית, תקשורת אישית (פתרון קונפליקטים, בניית קונצנזוס ושכנוע) ופתרון בעיות יצירתי.
• למד להשתמש בתזמון או באוטומציה של הדמיית נתונים כדי לבצע משימות מסובכות.

6. שינויים במשרד ניהול פרויקטים

As הכלים נעשים חכמים יותר ואוטומציה פועלת, ה משרד ניהול פרויקטים עשוי לעבור כמה שינויים. ארגונים רבים מאמצים כעת שיטות זריזות ו-PMOs צריכים לתמוך בהם ולהקל עליהם. חלק מהתחזיות מזכירות שה-PMO יתרחק מהגדרת צוותים ומשאבים ויצטרך להתמקד בעוד תכנון אסטרטגי.

נראה שהם יצטרכו להתחיל להתמקד יותר בשאלות ה"איך"., כגון: כיצד לייעל תהליכים, כיצד להשיק פרויקט חדש בזמן וכו'.

איך להתכונן: 

• שאל את עצמך כיצד תוכל לייעל את התהליכים של הצוות שלך. למד על התחומים החלשים של הארגון שלך ופעל לשיפורם.
• למה לא להיות צעד אחד קדימה ולהתחיל לפעול אסטרטגית בתוך ה-PMO כבר?

"בזכות המעקב השקוף של הפרויקטים, המבנה והתהליכים שנקבעו, והדיווח המאוחד ישירות ב-Easy Project, אנחנו אל תבזבז זמן בפגישות Project Office עם עדכוני סטטוס מיותרים וארוכים ואנחנו יכולים לבזבז את הזמן הנחסך בעיקר על פרויקטים שאינם פועלים לפי התוכנית. אנחנו יכולים להסתכל עליהם אסטרטגית ולמטב את ההתקדמות שלהם כך שנוכל לנהל אותם בהצלחה. ובפרויקטים שמתנהלים לפי התוכנית, אנחנו חוגגים עוד יותר על סיומם".

Jan Řeřicha, ראש PMO, Easy Software

7. דגש על Soft Skills ו-EQ

מכיוון ש-AI ואוטומציה דואגים כעת לחלק ה"טכני", מנהלי פרויקטים אינטליגנטיים רגשית יוערכו יותר מתמיד. פתרון סכסוכים, השפעה על חברי הצוות, תקשורת יעילהתהליכי מנהיגות ותיאום עם מחזיקי עניין - יש הרבה דברים שבינה מלאכותית לא יכולה לעשות ואלה יהיו חשוב מאוד בשנים הקרובות. לכן חשוב לעבוד ולפתח את הכישורים הרכים שלך.

איך להתכונן: 

• תמיד פנה זמן להשקיע במערכות יחסים. תן לצוות שלך לדעת שאתה מעריך את עבודתם ואת דעותיו. 
• היו קשובים, הקשיבו לאחרים, ואם אתם רואים שיש קונפליקט, דברו עליו במקום להתעלם ממנו.
• עבוד על כישורי התקשורת והאמפתיה שלך.

סיכום

כפי שניתן לראות, טכנולוגיות עושות שינויים רבים לניהול פרויקטים. הגישות המסורתיות כבר אינן היעילות ביותר ואוטומציה הופכת לחלק יומיומי מימי העבודה שלנו. אם אנחנו שואפים להגיע להצלחה אנחנו קודם כל צריכים להסתגל - בקריאה זו, אתה כבר בדרך טובה!